En el capítulo anterior os comenté sobre las bondades del cloud y el trabajo en red. Si ya os he convencido, o si aún no lo he hecho, os cuento ahora cuales son las herramientas que usamos en 2shareworld en nuestro a día a día en el cloud.

• Evernote. Es la agenda donde guardamos las cosas que se nos van ocurriendo sobre un tema concreto y aquellas cosas (enlaces, emails, documentos) importantes para nuestro día a día. Lo usamos de forma personal y compartimos las notas que puedan ser de uso corporativo. Por ejemplo, si estamos trabajando en un post o en la preparación de una charla o unas clases, vamos recopilando en una nota todo lo que encontramos por la red o todas las ideas que se nos ocurren. Luego, cuando toca trabajar en ello, lo tienes todo en un único sitio. Es más completo que Delicious, donde solíamos guardar las URL’s y que se nos quedaba corto en algunos aspectos. Lo tenemos accesible, y siempre sincronizado, en el PC, en la nube, en el iPad y en el móvil.
• Gmail/Google Calendar. Este ya es un clásico que la mayoría debéis usar. En nuestro caso compartimos los calendarios, así nos resulta más fácil poder planificar reuniones entre nosotros y con clientes y saber donde estamos cada uno de nosotros en un momento dado sin necesidad del clásico “abramos la agenda y busquemos un hueco”. Aunque el cliente de correo que usamos es Outlook, por pura costumbre, Gmail es parte angular de nuestra vida en el cloud precisamente por que usamos la mayoría de apps de Google. Calendar, además, te permite sincronización con iPad, el móvil y, claro está, Outlook.
• Google Sites es nuestro cerebro y el headquarter de 2shareworld. Ahí tenemos y compartimos las cosas importantes de 2shareworld como empresa. Por ejemplo, el historial de un proyecto. Podemos guardar las URL’s que nos sirven en el trabajo de análisis, anotaciones sobre el proyecto, cosas que debemos revisar, etc. También guardamos los CV’s que nos envían para trabajar con nosotros, todos los perfiles sociales y un To Do’s de cosas que debemos hacer o cambiar sobre, por ejemplo, la web o el blog.
• Twitter. Además de usarlo para uso personal y corporativo es la forma en la que nos comunicamos en tiempo real. Ya no hay emails. Durante una época usábamos Yammer pero solo le sacas provecho cuando trabajas con un equipo estable de más de 3 personas. Sin duda, en cuanto tenga sentido volveremos a él, pero de momento Twitter cumple mejor esa función de sistema de comunicación rápido y en tiempo real.
• Dropbox. Es nuestro disco duro virtual. De momento no necesitamos una cuenta de pago, con la gratuita es suficiente. Pero ahí mantenemos el historial de un proyecto en lo que se refiere a los archivos y documentos que generamos. Es una forma de complementar lo que tenemos en el Google Sites.
• Google Docs. Si hemos tenido que trabajar en un documento al mismo tiempo o de forma conjunta, siempre lo hemos hecho con GDocs. Aunque para terminarlo de “forma fina” acabe pasando el filtro de Power Point, que sigue siendo más potente por algunas funcionalidades que GDocs aún no tiene.
• Google Alertas es el sistema que empleamos para monitorizar algunas cosas de forma constante. Por ejemplo cada vez que se habla sobre 2shareworld o sobre un tema concreto que nos interese.
• Y, por supuesto, de forma también individual usamos muchas aplicaciones del cloud: Google Reader, Youtube y los ya comentados GAlertas y Gmail.

Sí, lo reconozco. Soy un fan del trabajo en red y de aprovechar todo lo bueno que ofrece Internet y el cloud para mejorar la gestión diaria y la productividad en una empresa. Si es gratis, mejor que mejor. En 2shareworld lo hacemos, así que vamos a contaros por qué y cómo utilizamos algunas herramientas del cloud.

Primero dejadme deciros que el cloud y el trabajo en red no es algo exclusivo de pequeños y medianos negocios o empresas. En realidad cualquier tamaño de empresa puede utilizar servicios en el cloud. En segundo lugar, reconozco que no hay que ser “talibanes” del cloud y del trabajo en red. Hay muchas cosas que nunca deberían estar en estos entornos y es probable que existan funciones, departamentos o empresas enteras donde no encaja el uso de herramientas de trabajo en red. De hecho en 2shareworld nuestro grado de adopción del cloud y la red es de 8 sobre 10. Algunas cosas siguen estando en servidores propios o utilizamos software propietario.

¿Cuándo una empresa debe adoptar el cloud o servicios que la Red pone a tu disposición?

Ahí van algunas consideraciones iniciales a tener en cuenta si te estás preguntando si pasarte al trabajo en red y al cloud mezcladas con razones para hacerlo. Son las siguientes:

• Hay una buena razón, la más fácil y más rápida, para tomar la decisión de pasarse al cloud: la económica. Es tan simple como calcular cuánto te cuestan las licencias de uso de un software propietario concreto (MicrosoftOffice o Windows, por ejemplo) y compararlo con lo que te pueden costar las Apps de Google o el mismo número de licencias de Microsoft 365… ni que decir tiene que podrías usar, por poner un ejemplo, GoogleDocs en lugar de MicrosoftOffice y no pagar nada y entonces la comparación económica ya es bestial. A la diferencia de coste resultante hay que sumarle los ahorros que puedas tener en servidores, mantenimiento y gente de sistemas (ojo, que todo esto no te lo ahorras 100%, eh? Aunque trabajes en el cloud tendrás que tener o subcontratar a alguien que domine y gestione la parte tecnológica de tu negocio).
• Pero el tema económico no puede ser nunca la razón principal del cambio. Importante sí, pero nunca la primera ni, por supuesto, la única.
• Lo importante es que la empresa sea capaz de trabajar en red o que tenga predisposición a ello. La cultura interna, vamos. Habría que ver cuánto la gente es capaz de comunicarse vía Yammer (por poner un ejemplo de sistema de comunicación), compartir archivos, marcar reuniones vía sharepoint, etc. Si la gente no trabaja “de forma aislada” y ya está, de algún modo, trabajando en red, será más fácil aprovechar la inversión que supone el cambio al cloud. Por poner un ejemplo fácil: tener Google Docs no quiere decir que trabajes en red. Si lo tienes pero sigues usándolo tú solo, para eso  casi mejor usar Word que tiene más funcionalidades o trabajar con OpenOffice.org (gratuito).
• Tener el convencimiento de que se puede, y se debe en algunos casos, trabajar remotamente. Aunque solo sea por ahorrar costes de presencia física en la oficina, por ejemplo. Si realmente la empresa piensa que sería una forma de conseguir que algunas personas trabajen desde casa, entonces tenerlo todo a la nube es una gran solución.
• Si hay actividades donde se puede/debe trabajar al mismo tiempo en un archivo o, dicho de otro modo, cuando resulta más productivo que varias personas trabajen sobre el mismo archivo que o bien hacer una especie de cadena o que cada uno trabaje de forma privada y andar después uniendo archivos.
• Colaboradores externos. Cada día es más común, y espero que lo sea más en el futuro, que muchas actividades estén subcontratadas. En lugar de andar enviando archivos vía email es más fácil crear espacios de colaboración en la nube. Es algo evidente, ¿no os parece?
• Transparencia con tus clientes. Este punto no será muy bienvenido por todo el mundo, claro, pero hoy en día existen herramientas para compartir con tus clientes los trabajos que les haces. No hablo solo de empresas de servicios, es aplicable a cualquier empresa. En lugar de tener un espacio Empresa-Cliente y replicar el mismo espacio para Empresa-Trabajador, tienes uno único para todos y te ahorras dolores de cabeza de qué fue lo que compartiste y con quien. Las agencias de publicidad podrían ser un ejemplo claro. Pero también aquellas empresas que pretenden sacarle provecho al crowdsourcing.
• La seguridad es el último punto a tener en cuenta. Personalmente soy bastante creyente en la seguridad de estos sistemas pero, reconozco, que para algunas cosas soy un pelín reticente (por eso nuestra nota no es 10 sobre 10). Es un tema muy “personal” de la compañía.

Pero como he dicho antes, el cambio no está exento de costes. Primero lo recomendable es dejarse guiar por un experto, alguien que ya lo haya hecho antes, que tenga experiencia en este tipo de cambios o que lo haya adoptado como forma de gestión diaria. Contratar los servicios externos de una consultora (sin querer parecer excesivamente “vendedor”, pero por si no queda claro, 2shareworld, sin ir más lejos). A ese coste en servicios hay que sumarle dos costes más: el del tiempo que internamente se va a dedicar al cambio y el segundo el posible coste de aquellos que no sean capaces de adaptarse y que, durante un tiempo, serán una rémora para el resto (sin entrar a valorar lo que puede costar su cambio).

En el próximo post os contaré como utilizamos el cloud en 2shareworld, qué aplicaciones, por qué y para qué.